Darf man ChatGPT in der Steuerkanzlei nutzen?

Ja. Die Bundessteuerberaterkammer hält den Einsatz von ChatGPT und vergleichbaren KI-Werkzeugen in der Kanzlei ausdrücklich für möglich. Entscheidend ist, wofür Sie das Werkzeug nutzen und was hineingetippt wird. Dieser Ratgeber zeigt, wo die Grenze verläuft, welche Aufgaben unbedenklich sind und wie Sie in einer Woche klare Regeln für Ihr Team aufsetzen.

Stand: Oktober 2026 · Lesezeit ca. 9 Minuten · Orientierung, keine Rechtsberatung

1. Was die Bundessteuerberaterkammer sagt

Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat einen ausführlichen Fragenkatalog „KI im steuerberatenden Berufsstand“ veröffentlicht (Stand 27. Januar 2026, Rechtsstand Juli 2025). Er ist die wichtigste berufsständische Einordnung zum Thema. Auf die Frage, ob ChatGPT in der Steuerkanzlei eingesetzt werden kann, antwortet die Kammer:

„Das ist möglich, jedoch sollte besonderes Augenmerk auf das Berufsgeheimnis gelegt werden.“BStBK, FAQ KI im steuerberatenden Berufsstand, Kapitel 4

Drei weitere Aussagen aus dem Katalog sollten Sie kennen:

• Keine Nutzungspflicht. Der Einsatz von KI liegt im eigenen Ermessen. Die Kammer empfiehlt aber ausdrücklich, sich mit der Technik zu befassen, aus wirtschaftlichen Gründen und wegen des Fachkräftemangels.
• KI ist ein Werkzeug. Entscheidungen und die Verantwortung für die Ergebnisse bleiben beim Menschen. Wer KI-Vorschläge ungeprüft übernimmt, gefährdet nach Ansicht der Kammer sogar die berufliche Unabhängigkeit.
• Private KI ist tabu. Auf die Frage, ob man dulden darf, dass Mitarbeitende ihre private KI dienstlich nutzen, lautet die Antwort: „Nein, der Einsatz privater KI für dienstliche Zwecke ist unzulässig.“

Außerdem rät die Kammer, KI-Lösungen von berufsnahen Anbietern (etwa aus der Kanzleisoftware) zu bevorzugen, weil dort Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit in der Regel geklärt sind. Allgemeine Werkzeuge wie ChatGPT bleiben möglich, verlangen aber mehr Sorgfalt bei den Eingaben.

2. Die Ampel: wofür ChatGPT taugt und wofür nicht

Die einfachste Faustregel lautet: Alles, was auch in einem Newsletter stehen könnte, ist unkritisch. Alles, was auf einen Mandanten schließen lässt, ist es nicht. Die folgende Übersicht orientiert sich an den Beispielen der BStBK.

Wie Sie „Gelb“ in „Grün“ verwandeln und was beim Anonymisieren schiefgeht, steht ausführlich in unserem Ratgeber Mandantendaten in ChatGPT: Was ist erlaubt?

3. Kostenlos, Plus oder Business: welcher Zugang?

Ein großer Unterschied liegt im Vertrag, nicht im Werkzeug. Bei kostenlosen KI-Angeboten werden Eingaben nach Hinweis der BStBK oftmals zum Training weiterverwendet. Bei Business-Lizenzen kann vereinbart werden, dass das nicht geschieht, und es gibt in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Wichtig: Auch ein Business-Zugang macht Mandantendaten nicht automatisch zulässig. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt den Datenschutz, aber nicht das Berufsgeheimnis. Dafür verlangt § 62a StBerG eine eigene Verschwiegenheitsvereinbarung in Textform. Hinzu kommt die Übermittlung in die USA: Nach Angabe der BStBK war OpenAI mit Stand Juli 2025 nicht unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, sodass zusätzliche Schutzmaßnahmen nötig sind. Prüfen Sie den aktuellen Stand vor der Entscheidung selbst.

Für die Praxis heißt das:

• Richten Sie Kanzlei-Zugänge ein, statt private Konten zu dulden. Nur dann haben Sie Einfluss auf Vertrag, Einstellungen und Löschung.
• Prüfen Sie, ob ein berufsnaher oder in der EU betriebener Anbieter Ihre Anforderungen besser erfüllt. Die Kammer hält KI aus der EU datenschutzrechtlich für die bessere Wahl.
• Legen Sie für jedes freigegebene Werkzeug fest, bis zu welcher Vertraulichkeitsstufe es genutzt werden darf.

4. Halluzinationen, Prüfpflicht und Haftung

Sprachmodelle arbeiten statistisch. Sie liefern Antworten, die plausibel klingen, und können dabei Vorschriften, Urteile oder Zahlen erfinden. Fachlich heißt das „Halluzination“. Für eine Kanzlei ist das kein Randproblem: Ein erfundenes Aktenzeichen in einem Einspruch fällt auf Sie zurück, nicht auf das Werkzeug.

• Jede wesentliche Aussage verifizieren. Paraphrasierte Kommentare im Original nachlesen, Berechnungen stichprobenartig gegenrechnen.
• Skeptisch bei Details. Besonders genaue Fundstellen, Randnummern und Beträge, die Sie nicht selbst hergeleitet haben, sind ein Warnsignal.
• Haftung. Nach Einschätzung der BStBK sind KI-bedingte Fehler in der Regel von der Berufshaftpflicht gedeckt, weil KI nur ein Werkzeug ist. Maßgeblich sind aber Ihre Versicherungsbedingungen. Fragen Sie im Zweifel beim Versicherer nach.

5. Das eigentliche Risiko: private Konten

Die meisten Probleme entstehen nicht durch die offizielle KI-Strategie einer Kanzlei, sondern nebenbei: Jemand will ein Schreiben „schnell freundlicher formulieren“, öffnet das private ChatGPT-Konto im Browser und kopiert den Entwurf hinein. Mit Name, Anschrift und Steuernummer. Das dauert eine Sekunde.

Verbote allein helfen dagegen wenig. Die BStBK formuliert es so: Wenn von vornherein offizielle Kanäle und Schranken definiert sind, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass jemand heimlich sensible Daten hochlädt. Sie empfiehlt außerdem, dass die Einführung Spaß machen und keine Angst erzeugen soll. Sonst nutzt das Team KI entweder gar nicht oder heimlich.

Drei Dinge wirken zusammen: ein offizieller Zugang, eine kurze, verständliche Richtlinie und Wissen im richtigen Moment. Letzteres ist der schwierigste Teil, denn eine Schulung im Frühjahr ist im Herbst vergessen.

6. KI-Richtlinie für die Kanzlei in sieben Punkten

Eine KI-Richtlinie muss nicht lang sein. Eine Seite, die jeder versteht, bringt mehr als zwanzig Seiten, die niemand liest. Diese sieben Punkte gehören hinein:

1. Freigegebene Werkzeuge: Welche KI-Tools sind erlaubt, mit welchem Zugang? Alles andere ist dienstlich nicht erlaubt.
2. Verbotene Daten: Keine Namen, Steuer-IDs, Anschriften, Kontoverbindungen, Bilanzen, Lohn- und Personaldaten in Werkzeuge ohne Freigabe für diese Vertraulichkeitsstufe.
3. Anonymisieren: Wie wird ein Fall so beschrieben, dass niemand erkennbar ist? Mit einem Beispiel.
4. Prüfpflicht: Kein KI-Ergebnis verlässt die Kanzlei ungeprüft. Quellen werden im Original nachgelesen.
5. Kennzeichnung und Ablage: Wo wird festgehalten, dass KI bei einem Arbeitsergebnis geholfen hat, falls das relevant ist?
6. Ansprechperson: Wer beantwortet Fragen und entscheidet über neue Werkzeuge? Eine gesetzliche Pflicht zum „KI-Beauftragten“ gibt es nicht, eine feste Ansprechperson ist trotzdem sinnvoll.
7. Was tun bei einem Fehler: Wen informieren, wenn versehentlich Mandantendaten eingegeben wurden? Ohne Schuldzuweisung, damit es gemeldet wird.

Lassen Sie sich die Kenntnisnahme bestätigen und legen Sie die Richtlinie dort ab, wo sie gefunden wird. Wer einen Betriebsrat hat, bezieht ihn früh ein.

7. Das KI-Verzeichnis

Die BStBK empfiehlt ein schlankes „KI-Verzeichnis“: eine interne Übersicht, welche Werkzeuge wofür und mit welchen Daten genutzt werden. Gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht, aber es zeigt auf einen Blick, dass Sie den Überblick haben. Oft reicht eine Tabelle:

Die Stufen leicht, mittel und hoch richten sich danach, wie nah die KI an Fachprozesse und Mandatsdaten rückt. Je höher, desto mehr wird dokumentiert.

8. Das Team befähigen (Art. 4 KI-VO)

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 der EU-KI-Verordnung. Mit der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 wurde er zum 27. Juli 2026 neu gefasst. Seitdem heißt es: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht garantieren.

Betreiber ist nach Einschätzung der BStBK in der Regel jeder Steuerberater, der in der Kanzlei eine KI eigenverantwortlich verwendet. Dazu kommt die allgemeine Fortbildungspflicht nach § 57 Abs. 2a StBerG und § 4 Abs. 3 BOStB, zu der laut Kammer auch ein kompetenter Umgang mit KI gehört.

Was als Maßnahme zählt und wie Sie sie nachvollziehbar festhalten, erklären wir ausführlich in KI-Kompetenz der Mitarbeitenden nachweisen.

9. Checkliste: ChatGPT in einer Woche sauber einführen

1. Montag, Bestandsaufnahme: Fragen Sie offen und ohne Vorwurf, wer welche KI-Werkzeuge schon nutzt.
2. Dienstag, Werkzeuge wählen: Kanzlei-Zugang einrichten, Vertragsbedingungen prüfen, Trainingsnutzung abschalten, Verzeichnis anlegen.
3. Mittwoch, Richtlinie schreiben: Die sieben Punkte oben, eine Seite, mit einem Anonymisierungsbeispiel.
4. Donnerstag, Team informieren: Kurze Besprechung, Richtlinie verteilen, Kenntnisnahme bestätigen lassen.
5. Freitag, Lernen verankern: Eine Maßnahme festlegen, die regelmäßig wiederholt, statt einmal zu schulen. Teilnahme festhalten.
6. Nach drei Monaten: Was hat funktioniert, welche Werkzeuge sind dazugekommen, wo gab es Unsicherheiten?

10. Häufige Fragen

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Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die genannten Gesetze und Verordnungen in ihrer jeweils geltenden Fassung. Letzte Prüfung: Oktober 2026.