Mandantendaten in ChatGPT: Was ist erlaubt?

Ein Entwurf ist schnell kopiert und eingefügt. Mit Name, Anschrift und Steuernummer. Für Steuerberater, Rechtsanwälte und ihre Teams ist das kein Datenschutz-Detail: Es berührt das Berufsgeheimnis und kann strafbar sein. Hier steht, was gilt, wann es doch erlaubt ist und wie Sie Fälle so anonymisieren, dass niemand erkennbar bleibt.

Stand: Oktober 2026 · Lesezeit ca. 10 Minuten · Orientierung, keine Rechtsberatung

1. Drei Regelwerke greifen gleichzeitig

Wer Mandantendaten in ein KI-Werkzeug eingibt, bewegt sich in drei Rechtsbereichen. Jeder hat eigene Voraussetzungen, und keiner ersetzt den anderen.

Der wichtigste Unterschied: Die DSGVO schützt nur natürliche Personen, das Berufsgeheimnis schützt auch die GmbH. Die Bilanz einer Kapitalgesellschaft mag datenschutzrechtlich unkritisch wirken. Berufsrechtlich ist sie es nicht. Die BStBK weist ausdrücklich darauf hin.

Die Folgen eines Verstoßes sind entsprechend vielfältig: berufsrechtliche Maßnahmen der Kammer, Strafbarkeit nach § 203 StGB (Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe), Sanktionen nach der DSGVO und nicht zuletzt der Vertrauensverlust beim Mandanten.

2. Was alles als Mandantendatum gilt

Mehr, als man denkt. Die BStBK nennt in ihrem Fragenkatalog unter anderem:

• Identifizierende Angaben: Namen von Mandanten, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern, Anschriften, Telefonnummern, Geburtsdaten, Steuer-IDs, Kontoverbindungen, E-Mail-Adressen, Kundennummern, Konfession.
• Mandatsbezogene Inhalte: Verträge, Gutachten, Schriftsätze, Fallbeschreibungen mit konkreten Daten, Steuererklärungen, Bilanzen, Lohnunterlagen.
• Vertrauliches aus der Kanzlei: Strategie, Umsatzplanung, Mandatsannahme, Zugangsdaten, IT-Strukturen.
• Personalbezogenes: Mitarbeitergespräche, Gehälter, Krankmeldungen, Beurteilungen, Bewerbungen.

Und der Satz, der in der Praxis am häufigsten übersehen wird: Auch scheinbar harmlose Angaben können in Kombination Rückschlüsse zulassen. „Zahnarztpraxis mit drei Standorten im Landkreis, Inhaber Mitte fünfzig, plant den Verkauf“ enthält keinen Namen. In einer Kleinstadt ist trotzdem klar, um wen es geht.

3. § 62a StBerG Schritt für Schritt

§ 62a StBerG regelt, unter welchen Bedingungen Steuerberater Dienstleistern Zugang zu geschützten Informationen geben dürfen. Ein KI-Anbieter ist nach Einschätzung der BStBK ein solcher Dienstleister, genau wie ein Cloud- oder IT-Anbieter. Die Voraussetzungen im Überblick (sinngemäß):

1. Erforderlichkeit (Abs. 1): Zugang nur, soweit er für die Dienstleistung nötig ist.
2. Sorgfältige Auswahl (Abs. 2): Der Anbieter muss sorgfältig ausgewählt werden. Werden die Vorgaben nicht eingehalten, ist die Zusammenarbeit unverzüglich zu beenden.
3. Vertrag in Textform (Abs. 3): Der Anbieter wird zur Verschwiegenheit verpflichtet, unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Er darf nur so viel erfahren wie nötig. Geregelt wird auch, ob er weitere Personen (Unterauftragnehmer) einsetzen darf, die dann ebenfalls in Textform zu verpflichten sind.
4. Ausland (Abs. 4): Wird die Dienstleistung im Ausland erbracht, muss dort ein vergleichbarer Schutz der Geheimnisse bestehen.
5. Einzelmandat (Abs. 5): Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es die Einwilligung des Mandanten.

In der Praxis hakt es meist an Schritt 3 und 4. Die BStBK schreibt dazu, ein solcher Vertragsschluss mit einem Anbieter könne, „sofern diese Möglichkeit überhaupt besteht“, im Einzelfall kompliziert und zeitaufwändig sein. Die Standard-Nutzungsbedingungen großer KI-Dienste sind für das deutsche Berufsgeheimnis nicht gemacht. Prüfen Sie deshalb vor jeder Freigabe, ob Ihr Vertrag eine Verschwiegenheitsverpflichtung im Sinne von § 62a Abs. 3 StBerG tatsächlich enthält.

Ob die Einwilligungspflicht nach Abs. 5 bei der Arbeit mit ChatGPT an einem konkreten Fall greift, ist laut BStBK „nicht zweifelsfrei zu beantworten“. Ihr praktischer Rat: Wer sensible mandantenbezogene Daten eingeben will, holt vorher die Einwilligung ein. Andernfalls werden Daten und Dokumente anonymisiert oder pseudonymisiert.

4. Datenschutz: AVV und USA-Transfer

Unabhängig vom Berufsrecht gilt die DSGVO für alle personenbezogenen Daten:

• Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO): Bei Business-Angeboten großer KI-Dienste in der Regel abschließbar. Er regelt den Datenschutz, aber nicht das Berufsgeheimnis. Ein AVV ersetzt keine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG.
• Training abschalten: Bei kostenlosen Angeboten werden Eingaben oftmals zum Training verwendet. Bei Business-Lizenzen lässt sich das laut BStBK vertraglich ausschließen.
• Übermittlung in die USA: Nur mit Angemessenheitsbeschluss oder weiteren Garantien wie Standardvertragsklauseln. Nach Angabe der BStBK war OpenAI mit Stand Juli 2025 nicht unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Der Status kann sich ändern, prüfen Sie ihn aktuell.
• Datenschutz-Folgenabschätzung: Bei umfangreicher Verarbeitung sensibler Daten kann sie nötig sein. Fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten, bevor ein Werkzeug für Mandantendaten freigegeben wird.

Die BStBK zieht daraus ein klares Fazit: KI aus der EU ist datenschutzrechtlich die bessere Wahl.

5. Die Einwilligung des Mandanten

Wenn Sie mit echten Mandantendaten arbeiten wollen, ist die vorherige Einwilligung der sicherste Weg. Sie sollte:

• vorher eingeholt werden, nicht im Nachhinein,
• konkret sein: welches Werkzeug, welcher Anbieter, welche Daten, wofür,
• auf die Übermittlung ins Ausland hinweisen, falls sie stattfindet,
• dokumentiert und widerrufbar sein.

Ein Formulierungsvorschlag als Ausgangspunkt für Ihre Mandatsvereinbarung (bitte an Ihren Fall anpassen und prüfen lassen):

„Die Kanzlei setzt zur Unterstützung einzelner Arbeitsschritte KI-Werkzeuge ein. Mandatsbezogene Daten werden dabei nur in Werkzeuge eingegeben, deren Anbieter vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, oder nach vorheriger Anonymisierung. Für die Nutzung von [Werkzeug/Anbieter, Sitz] zur Bearbeitung meines Mandats erteile ich meine Einwilligung. Mir ist bekannt, dass Daten dabei in [Land] verarbeitet werden können. Die Einwilligung kann ich jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die fachliche Prüfung und Verantwortung verbleibt bei der Kanzlei.“

6. Richtig anonymisieren, mit Beispiel

Für die meisten Aufgaben ist Anonymisieren der einfachere Weg. Dabei gilt: Anonym ist nur, was sich auch mit Zusatzwissen nicht mehr zuordnen lässt. Pseudonymisierte Daten, bei denen nur der Name durch „Mandant A“ ersetzt wurde, bleiben nach der DSGVO personenbezogen. Die BStBK weist zudem darauf hin, dass Kontextinformationen eine Zuordnung erlauben können.

Beide Beispiele sind erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen und Firmen sind Zufall.

Die rechte Fassung liefert dieselbe Formulierungshilfe, ohne Name, Firma, Ort, Betrag und Datum. Die Details setzen Sie anschließend selbst ein. Beim Anonymisieren hilft diese Prüfliste:

• Namen, Firmen, Orte, Daten, Beträge, Aktenzeichen und Nummern entfernen oder verallgemeinern.
• Seltene Merkmale vergröbern: „Handwerksbetrieb“ statt „einziger Orgelbauer im Landkreis“.
• Bei Dokumenten jede Seite prüfen, auch Kopf- und Fußzeilen, Briefköpfe, Anlagen, Dateinamen und Metadaten.
• Im Zweifel nicht hochladen, sondern den Sachverhalt in eigenen Worten abstrakt beschreiben.

7. Es ist schon passiert: was jetzt?

Ein Fehler, der gemeldet wird, ist besser als einer, der verschwiegen wird. Ein Notfallplan in fünf Schritten:

1. Festhalten: Was wurde wann in welches Werkzeug eingegeben? Ohne Schuldzuweisung.
2. Eindämmen: Chat und hochgeladene Dateien löschen, soweit das Werkzeug es erlaubt. Einstellungen zur Trainingsnutzung prüfen.
3. Datenschutzbeauftragten einbeziehen: Er beurteilt, ob eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vorliegt. Meldepflichtige Verletzungen sind nach Art. 33 DSGVO möglichst binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde zu melden, es sei denn, sie führen voraussichtlich nicht zu einem Risiko.
4. Mandant und Berufsrecht: Klären Sie, ob der Mandant zu informieren ist. Bei Unsicherheit hilft die Steuerberaterkammer oder Ihr Berufshaftpflichtversicherer.
5. Ursache abstellen: Richtlinie schärfen, Werkzeug anpassen, das Team erneut sensibilisieren.

8. Gilt das auch für Rechtsanwälte?

Ja, sinngemäß. Für Rechtsanwälte gelten die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO und § 2 BORA sowie § 203 StGB. Die Einbindung von Dienstleistern regelt § 43e BRAO, den die BStBK selbst als Parallelnorm zu § 62a StBerG nennt. Auch hier gilt: Ein AVV allein deckt das Berufsgeheimnis nicht ab, und Anonymisieren ist für den Alltag der praktikabelste Weg.

9. So verhindern Sie es im Alltag

Fast niemand gibt Mandantendaten aus Absicht in ChatGPT ein. Es passiert aus Gewohnheit, unter Zeitdruck, in genau der Sekunde zwischen Strg+C und Strg+V. Deshalb reicht eine einmalige Belehrung selten. Was in der Praxis hilft:

• Offizielle Werkzeuge mit klarer Vertraulichkeitsstufe, damit niemand auf private Konten ausweicht.
• Eine Seite Richtlinie mit einem Vorher-Nachher-Beispiel wie oben. Vorlage im Ratgeber ChatGPT in der Steuerkanzlei.
• Wiederholung statt Einmal-Schulung: Kurze Erinnerungen über Monate wirken besser als ein langer Termin.
• Wissen im Moment der Nutzung: Die Frage „Was gehört nicht in den Prompt?“ wirkt am stärksten, wenn sie direkt am KI-Werkzeug auftaucht.

10. Häufige Fragen

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Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die genannten Gesetze und Verordnungen in ihrer jeweils geltenden Fassung. Letzte Prüfung: Oktober 2026.