KI-Kompetenz der Mitarbeitenden nachweisen: So geht es

Ihr Team nutzt ChatGPT, Copilot oder DeepL. Dann verlangt Art. 4 der KI-Verordnung, dass Sie etwas für die KI-Kompetenz Ihrer Leute tun. Seit Juli 2026 gilt dafür eine neue Fassung. Dieser Ratgeber zeigt, was sich geändert hat, was als Maßnahme zählt und wie Sie mit wenig Aufwand einen Nachweis aufbauen, der einer Nachfrage standhält.

Stand: Oktober 2026 · Lesezeit ca. 9 Minuten · Orientierung, keine Rechtsberatung

1. Was Art. 4 seit Juli 2026 verlangt

Art. 4 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) gilt seit dem 2. Februar 2025. Mit der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 wurde er neu gefasst. Die Änderung ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Absatz 1 lautet jetzt:

„Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Aus- und Fortbildung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind. Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“Art. 4 Abs. 1 KI-VO in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744

Wichtig für die Praxis: Die Pflicht ist geblieben. Weggefallen ist der Anspruch, ein bestimmtes Ergebnis sicherzustellen. Es kommt also darauf an, dass Sie nachvollziehbar etwas tun, nicht darauf, dass jede Person eine Prüfung besteht. Genau deshalb wird die Dokumentation der Maßnahmen wichtiger, nicht unwichtiger.

Neu ist außerdem Absatz 2: Kommission und Mitgliedstaaten sollen Unternehmen, insbesondere KMU, unterstützen. Die Kommission veröffentlicht dafür praktische Beispiele, wie die Verpflichtung erfüllt werden kann.

2. Warum ein Nachweis trotzdem wichtig ist

Art. 4 schreibt keine bestimmte Dokumentation vor. Es gibt trotzdem gute Gründe, Ihre Maßnahmen festzuhalten:

• Aufsicht: Für die Durchsetzung sind nationale Marktüberwachungsbehörden zuständig, in Deutschland soll das vor allem die Bundesnetzagentur sein. Die KI-Verordnung selbst sieht für Art. 4 keine eigene Geldbuße vor; Sanktionen richten sich nach nationalem Recht. Laut EU-Kommission sind Maßnahmen eher zu erwarten, wenn ein Vorfall zeigt, dass Schulung und Anleitung fehlten.
• Haftung: Passiert durch KI-Nutzung ein Schaden, etwa ein Datenschutzverstoß oder eine falsche Auskunft, wird gefragt, ob das Unternehmen seine Leute befähigt hat. Eine saubere Dokumentation beantwortet diese Frage.
• Kunden und Mandanten: Immer mehr Auftraggeber fragen in Fragebögen nach dem Umgang mit KI. Ein Nachweis ist die schnellste Antwort.
• Berufsrecht: Für Steuerberater zählt nach Ansicht der BStBK ein kompetenter Umgang mit KI zur Fortbildungspflicht nach § 57 Abs. 2a StBerG.

3. Was als Maßnahme zählt

Die Verordnung schreibt weder Format noch Stundenzahl vor. Als Maßnahmen kommen zum Beispiel in Frage:

• eine schriftliche KI-Richtlinie mit Kenntnisnahme,
• eine Einweisung beim Start oder bei neuen Werkzeugen,
• Schulungen in Präsenz, als Webinar oder E-Learning,
• Lernimpulse im Arbeitsalltag, etwa kurze Fragen oder Hinweise am KI-Werkzeug,
• eine feste Ansprechperson für KI-Fragen,
• Merkblätter und Beispiele für typische Aufgaben,
• regelmäßige Auffrischung, wenn Werkzeuge oder Risiken sich ändern.

Entscheidend ist der Kontext: Wer mit KI Newsletter entwirft, braucht anderes Wissen als jemand, der KI-Ergebnisse in Personalentscheidungen oder Steuerberechnungen einfließen lässt. Inhaltlich bewährt haben sich diese Themen: Funktionsweise und Grenzen von Sprachmodellen, Halluzinationen und Prüfpflicht, Datenschutz und Vertraulichkeit, Urheberrecht, Verzerrungen (Bias), die eigene KI-Richtlinie und gutes Prompting.

4. Die Nachweis-Mappe: sechs Bausteine

Ein guter Nachweis beantwortet auf wenigen Seiten die Frage: Was haben Sie getan, damit Ihr Team KI sicher nutzt? Diese sechs Bausteine gehören hinein.

1. KI-Verzeichnis: Welche Werkzeuge werden genutzt, wofür, mit welchen Daten, wer ist zuständig? Eine Tabelle genügt.
2. KI-Richtlinie: Erlaubte Werkzeuge, verbotene Daten, Prüfpflicht, Ansprechperson. Mit Datum und Kenntnisnahme der Beschäftigten.
3. Maßnahmenplan nach Rollen: Wer braucht was? Zum Beispiel Grundlagen für alle, Vertiefung für Fachkräfte, Verantwortung und Freigaben für die Leitung.
4. Themenliste: Welche Inhalte wurden vermittelt, etwa als Liste der Schulungsthemen oder Fragen.
5. Teilnahme: Wer hat im Zeitraum teilgenommen? Für Freelancer und Aushilfen gilt das genauso.
6. Auffrischung und Überprüfung: Wie oft wird wiederholt, wann wurde die Mappe zuletzt aktualisiert, was hat sich geändert?

So kann der Teilnahme-Baustein konkret aussehen:

Erfundenes Beispiel.

5. Formate im Vergleich

Die Lernforschung kennt den Abstandseffekt (Spacing-Effekt) seit Langem: Inhalte, die in Abständen wiederholt werden, bleiben besser haften als Inhalte, die man einmal am Stück lernt. Für KI kommt hinzu, dass sich Werkzeuge und Risiken laufend ändern. Ein Termin im Jahr ist deshalb ein guter Start, aber selten genug. Viele Unternehmen kombinieren eine kurze Einweisung mit laufenden Impulsen.

6. Teilnahme erfassen, ohne zu überwachen

Ein Nachweis braucht keine Noten. Art. 4 verlangt keine Prüfung, und ein Bestanden oder Durchgefallen schafft eher Abwehr als Kompetenz. Datensparsam ist ein einfacher Status je Zeitraum: teilgenommen oder offen.

• Transparenz: Informieren Sie die Beschäftigten, was erfasst wird und wozu.
• Betriebsrat: Werkzeuge, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Beziehen Sie ihn früh ein.
• Keine Inhalte aus Chats: Für den Nachweis müssen Sie nicht wissen, was jemand in ChatGPT geschrieben hat, und sollten es auch nicht.
• Namen nur, wenn nötig: Oft reicht eine Zahl je Gruppe. Eine namentliche Liste sollte eine bewusste Entscheidung sein.

7. Fünf typische Fehler

1. Einmal geschult, abgehakt. Die Schulung von 2025 deckt die Werkzeuge von heute nicht mehr ab.
2. Nur die Leitung geschult. Die meisten Eingaben in KI-Werkzeuge macht das Team.
3. Freelancer vergessen. Art. 4 erfasst auch Personen, die im Auftrag mit KI arbeiten.
4. Teilnahme ohne Inhalt. Eine Unterschriftenliste ohne Themen zeigt nicht, was vermittelt wurde.
5. Zertifikate sammeln statt Alltag verändern. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Wichtiger ist, dass das Wissen beim nächsten Strg+V da ist.

8. In 30 Minuten zum ersten Nachweis

1. 5 Minuten: KI-Werkzeuge im Team auflisten (fragen Sie offen, ohne Vorwurf).
2. 10 Minuten: Eine Seite Richtlinie schreiben. Vorlage im Ratgeber ChatGPT in der Steuerkanzlei.
3. 5 Minuten: Rollen und Themen festlegen: Wer braucht was?
4. 5 Minuten: Eine laufende Maßnahme wählen und einen Zeitraum festlegen, etwa „mindestens zehn Lernfragen pro Quartal“.
5. 5 Minuten: Ablage anlegen: ein Ordner mit den sechs Bausteinen und einem Termin zur Aktualisierung.

9. Häufige Fragen

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Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die genannten Gesetze und Verordnungen in ihrer jeweils geltenden Fassung. Letzte Prüfung: Oktober 2026.