Datenschutz &
Betriebsrat.
Für Datenschutzbeauftragte, Betriebs- und Personalrat und Geschäftsführung: alles, was ihr vor der Einführung wissen und prüfen wollt. In Klartext, mit Vorlagen zum Übernehmen.
Auf einen Blick.
Prompts, KI-Antworten, Chatverläufe, besuchte Seiten und Tastatureingaben werden nie gelesen. Erkannt wird nur, dass die KI gerade arbeitet.
Ohne weiteres Zutun sieht die Leitung keine Ergebnisse einzelner Personen, nur anonyme Werte für Team, Gruppen und Themen.
Quoten und Teilnahmewerte erscheinen nur, wenn mindestens drei Personen beteiligt sind. Durchgesetzt in der Datenbank, nicht nur in der Oberfläche.
Namentliche Ergebnisse nur, wenn die Firma sie erlaubt und die Person selbst zustimmt. Widerruf jederzeit, ohne Nachteile.
Datenbank in der EU (Frankfurt am Main). Auftragsverarbeitungsvertrag online, Unterauftragsverarbeiter offen gelistet.
Antworten werden nach der eingestellten Frist (6 bis 120 Monate, Standard 36) täglich automatisch gelöscht.
Jede Person kann ihre Daten selbst herunterladen und ihr Konto löschen. Überspringen und „Pause für heute“ gehen immer.
Website, Dashboard und Prüfseite setzen keine Cookies und laden keine fremden Skripte. Kein Profiling, keine Werbung.
Was verarbeitet wird. Und was nie.
| Daten | Wann | Wozu |
|---|---|---|
| Dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle, Gruppen | bei der Anmeldung | Konto und Zuordnung zur Firma |
| Frage, gewählte Antwort, richtig/falsch, Zeitpunkt | nach jeder beantworteten Firmenfrage | Lernen, Wiederholung, anonymer Nachweis |
| Letzte Aktivität, Version, Browsertyp der Erweiterung | beim Abgleich | Prüfen, ob alles läuft (Synchronisierung) |
| Anzeigename und Bedenkzeit | nur mit Einwilligung der Person | namentliche Auswertung, falls erlaubt |
| KI-Vorfallmeldungen | nur wenn jemand meldet, auf Wunsch anonym | Vorfälle erkennen und abstellen |
| Teilnahmebestätigung | nur wenn die Person selbst eine erstellt | eigener Nachweis, z. B. für die Personalakte |
| Prompts, KI-Antworten, Chatverläufe, besuchte Seiten, Tastatureingaben | nie | |
Punkte, Serien, persönliche Statistik und der Wiederholungsplan bleiben ausschließlich im Browser der Person.
Wer sieht was.
| Wer | Sieht | Sieht nicht |
|---|---|---|
| Die Person selbst | eigene Antworten, Fortschritt, Statistik, eigene Daten zum Herunterladen | – |
| Kolleginnen und Kollegen | nichts | Konten, Ergebnisse oder Teilnahme anderer |
| Teamleitung | anonyme Team-, Gruppen- und Themenwerte ab 3 Personen | Einzelergebnisse (außer bei doppelter Freiwilligkeit) |
| Admins | wie Teamleitung, dazu die Kontenliste (E-Mail, Rolle) zur Verwaltung | Prompts, KI-Antworten; Einzelergebnisse ohne Zustimmung |
| Prüfer mit Prüf-ID (z. B. Versicherung) | Firmenname, Zeitraum, Teamwerte ab 3 Personen, Status der Maßnahme | Namen und Einzelergebnisse |
| Besucher der Firmen-Webseite (Siegel) | Firmenname, Beginn und Status der Schulung, nur wenn freigegeben | Zahlen und Personen |
| Meanwhyle (Auftragsverarbeiter) | nur was für Betrieb, Sicherheit und Support nötig ist | Daten für eigene Zwecke, Werbung oder Verkauf |
Mit dem Betriebsrat, nicht an ihm vorbei.
Meanwhyle ist eine technische Einrichtung im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes. Gibt es einen Betriebs- oder Personalrat, ist die Einführung daher in aller Regel mitbestimmungspflichtig, auch wenn im Standard keine Einzelauswertung stattfindet.
- Gebaut für die Zustimmung. Keine Leistungsbewertung Einzelner im Standard, anonyme Werte erst ab drei Personen, kein Mitlesen. Das macht die Abstimmung meist kurz.
- Vorlage zum Start. Unten liegt ein Entwurf einer Betriebsvereinbarung, der Zweck, erfasste Daten, Auswertungen, Freiwilligkeit und Löschfristen regelt und eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle ausschließt.
- Transparenz. Die Einstellungen lassen sich im Dashboard gemeinsam ansehen, vorab auch in der Live-Demo ohne eigenes Konto. Wer die Einzelauswertung einschalten will, bekommt vorher den Hinweis auf die Mitbestimmung.
- Information der Beschäftigten. Vor dem Start bekommen alle die Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO. Eine Vorlage dafür liegt ebenfalls unten.
Speicherung & Löschung.
Datenbank bei Supabase in Frankfurt am Main (AWS eu-central-1). Website über Cloudflare. Alle Unterauftragsverarbeiter mit Ort und Grundlage stehen im AVV, Anlage 3.
Antworten nach eurer Frist (Standard 36 Monate), Konten bis zur Löschung, Prüf-Datensätze bis ihr sie löscht. Nach Vertragsende 30 Tage Export, dann Löschung aller Daten.
Das legt euer Unternehmen als Verantwortlicher fest. In Betracht kommen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 4 KI-VO, lit. f DSGVO oder eine Betriebsvereinbarung (Art. 88 DSGVO); für Einwilligungen lit. a. Stimmt das mit eurem Datenschutzbeauftragten ab.
Weitere Unterlagen: Auftragsverarbeitungsvertrag mit TOM · Datenschutzerklärung · Datenschutz der Erweiterung · AGB
Vorlagen.
Entwürfe als Starthilfe. Platzhalter in eckigen Klammern passt ihr an. Sie ersetzen keine Rechtsberatung; stimmt sie mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem ab.
Entwurf einer BetriebsvereinbarungZweck, Daten, Auswertungen, Freiwilligkeit, Löschung
Betriebsvereinbarung „KI-Kompetenz-Training mit Meanwhyle“
zwischen [Arbeitgeber] und dem Betriebsrat [ ].
§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich
Diese Vereinbarung regelt die Einführung und Nutzung der Browser-Erweiterung „Meanwhyle“ zur Förderung der KI-Kompetenz (Art. 4 KI-VO) für alle Beschäftigten, die KI-Assistenten im Browser nutzen.
§ 2 Zweck
- Die Verarbeitung dient ausschließlich der Schulung und dem Nachweis der KI-Kompetenz-Maßnahmen.
- Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist ausgeschlossen. Daten aus Meanwhyle werden nicht für Beurteilungen, Abmahnungen, Kündigungen oder sonstige arbeitsrechtliche Maßnahmen herangezogen und sind als Beweismittel nicht verwertbar.
§ 3 Erfasste Daten
Abschließend: dienstliche E-Mail, Anzeigename, Rolle, Gruppen, Antworten auf Firmenfragen (Frage, Auswahl, Bewertung, Zeitpunkt, Bedenkzeit), letzte Aktivität der Erweiterung (Zeitpunkt, Version, Browsertyp). Inhalte von KI-Anfragen und -Antworten werden technisch nicht erfasst.
§ 4 Auswertungen
- Standard ist der Datenschutz-Modus: Pro Person ist nur die Teilnahme (Anzahl beantworteter Fragen, letzte Aktivität) sichtbar; Richtig-Quoten nur für Gruppen ab 3 Personen.
- [Option] Die Einzelauswertung (Richtig-Quote und Verlauf je Person) wird nur aktiviert, wenn [Voraussetzung, z. B. Zustimmung des Betriebsrats im Einzelfall / nie].
- Auswertungen dürfen nur [Admins/Teamleitung: Namen/Funktionen] einsehen.
- Der Nachweisbericht für Dritte (z. B. Aufsicht, Versicherung) enthält im Datenschutz-Modus keine Namensliste.
§ 5 Einführung und Freiwilligkeit
- Die Erweiterung wird [per IT-Richtlinie verteilt / freiwillig installiert].
- Die Beantwortung einzelner Fragen ist freiwillig; „Überspringen“ und „Pause für heute“ stehen jederzeit zur Verfügung und werden nicht personenbezogen ausgewertet.
- [Option] Der Arbeitgeber kann eine Lernpause einstellen (0–30 Sekunden, Standard aus): Die Seite des KI-Assistenten wird dann höchstens so lange mit einem Weichzeichner überlagert, damit die Lernfrage Zeit hat. Zulässige Höchstdauer: [z. B. 5 Sekunden]. Inhalte werden dabei nicht gelesen; die Einstellung ist im Erweiterungs-Dashboard für alle sichtbar.
- Falsch beantwortete Fragen können nach einigen Tagen erneut gestellt werden (Wiederholung). Die Wiederholungsplanung liegt ausschließlich lokal im Browser und wird nicht ausgewertet.
- Beschäftigte können KI-Vorfälle freiwillig und auf Wunsch anonym melden. Meldungen sind nur für [Admins] sichtbar; aus einer Meldung dürfen keine arbeitsrechtlichen Maßnahmen abgeleitet werden, [Ausnahme: …].
- Die Beschäftigten werden vor Einführung schriftlich informiert (Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO).
§ 6 Speicherdauer und Löschung
Antworten werden nach [36] Monaten automatisch gelöscht. Beim Ausscheiden wird das Konto binnen [4 Wochen] gelöscht. Beschäftigte können ihre Daten jederzeit exportieren [und ihr Konto löschen].
§ 7 Rechte des Betriebsrats
Der Betriebsrat erhält auf Verlangen Einsicht in die Konfiguration (Einstellungen im Admin-Dashboard) und wird über Änderungen, insbesondere an § 4, vorab informiert.
§ 8 Inkrafttreten und Kündigung
Inkrafttreten am [Datum]; Kündigung mit einer Frist von [3] Monaten. Bei Kündigung wird die Einzelauswertung (falls aktiv) sofort deaktiviert.
[Ort, Datum, Unterschriften]
Datenschutzhinweise für Beschäftigte (Art. 13 DSGVO)Zum Verteilen vor dem Start
Datenschutzhinweise zur Nutzung von „Meanwhyle“ (Art. 13 DSGVO)
Wer ist verantwortlich?
[Arbeitgeber, Anschrift, Kontakt]. Datenschutzbeauftragte/r: [Kontakt].
Worum geht es?
Wir sind nach Art. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 verpflichtet, für ausreichende KI-Kompetenz unserer Beschäftigten zu sorgen. Dafür nutzen wir die Browser-Erweiterung „Meanwhyle“: Während ein KI-Assistent (z. B. ChatGPT, Claude, Gemini oder unsere eigene KI) eine Antwort erzeugt, erscheint eine kurze Wissensfrage.
Welche Daten werden verarbeitet?
- Konto: deine dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle, Team/Gruppen, Art der Anmeldung. Ein Anzeigename wird nur gespeichert, wenn du der namentlichen Sichtbarkeit zustimmst (siehe unten).
- Deine Antworten auf Firmenfragen: Frage, gewählte Antwort, ob sie richtig war, Zeitpunkt. Die Bedenkzeit speichern wir nur, wenn du der namentlichen Sichtbarkeit zugestimmt hast.
- Technisch: wann die Erweiterung zuletzt aktiv war, Versionsnummer, Browsertyp.
- Wiederholung: Welche Fragen du falsch beantwortet hast und wann sie wieder dran sind, wird nur lokal in deinem Browser gespeichert und nicht an die Firma gesendet.
- KI-Vorfall-Meldungen (freiwillig): Wenn du einen Vorfall meldest, werden Kategorie, optional Tool und Kurztext an die Admins deiner Firma übermittelt. Mit „Anonym melden“ wird dein Name nicht gespeichert. Bitte keine personenbezogenen Daten oder Mandanteninformationen in den Text schreiben.
- Teilnahmebestätigung (nur wenn du selbst eine erstellst): dein Name bzw. deine E-Mail-Adresse, der Firmenname, der Zeitraum und deine eigenen Werte (Antworten, Lerntage, Richtig-Quote, Themen) mit einer Prüf-ID. Wer die Prüf-ID kennt, kann diese Angaben auf meanwhyle.de/pruefen abrufen. Du kannst jede Bestätigung jederzeit unter „Mein Fortschritt“ zurückziehen.
Nicht verarbeitet werden deine Eingaben an die KI, deren Antworten, Chatverläufe oder besuchte Webseiten. Die Erweiterung erkennt nur, dass eine KI gerade antwortet. Punkte, Serien und persönliche Statistik bleiben ausschließlich auf deinem Gerät.
Wer sieht was?
- Standard (ohne deine Zustimmung): Admins und Teamleitung sehen keine Ergebnisse einzelner Personen. Sie sehen nur anonyme Team-, Gruppen- und Themenwerte, und zwar erst ab 3 beteiligten Personen. Admins sehen die Kontenliste (E-Mail, Rolle), um Zugänge zu verwalten. Andere Beschäftigte sehen die Konten von Kolleginnen und Kollegen nicht.
- Nur mit deiner ausdrücklichen Zustimmung: In der Browser-Erweiterung (Team → Datenschutz) kannst du freiwillig zustimmen, dass Admins und Teamleitung deinen Namen und deine Ergebnisse (Antworten, Richtig-Quote, Verlauf) sehen. Das wirkt nur, wenn deine Firma die Einzelauswertung erlaubt hat [Betriebsvereinbarung]. Du kannst die Zustimmung jederzeit widerrufen; sie gilt dann sofort nicht mehr, und dein Anzeigename wird gelöscht. Aus Nichtzustimmung entstehen dir keine Nachteile.
- Nachweise der Firma (z. B. für Versicherung oder Prüfer) enthalten nur Teamwerte ab 3 Personen. Wer eine Prüf-ID eines solchen Nachweises erhält, sieht Firmenname und Teamwerte, keine Namen. Die in Auswertungen angezeigte Lernzeit ist eine Schätzung (ca. 20 Sekunden je Antwort).
- Siegel: Zeigt die Firma das Siegel „Geschult mit Meanwhyle“ auf ihrer Webseite, enthält es keine Daten über dich.
Zweck und Rechtsgrundlage
Schulung und Nachweis der KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO. Rechtsgrundlage: [§ 26 BDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 4 KI-VO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – rechtlich prüfen] sowie [Betriebsvereinbarung vom …, Art. 88 DSGVO].
Keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle: Die Daten werden nicht für arbeitsrechtliche Maßnahmen verwendet. [Gemäß Betriebsvereinbarung.]
Empfänger
Meanwhyle als Auftragsverarbeiter und dessen Hosting-Dienstleister (Datenbank in Frankfurt am Main). Details: Auftragsverarbeitungsvertrag.
Speicherdauer
Antworten werden nach [36] Monaten automatisch gelöscht. Beim Verlassen des Unternehmens wird dein Konto [innerhalb von … gelöscht].
Deine Rechte
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit sowie Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Selbst ausüben kannst du: Erweiterung → Team → „Meine Daten herunterladen“ bzw. „Konto endgültig löschen“ [sofern nicht per IT-Richtlinie gesperrt – dann über: Kontakt].
Eintrag für das Verzeichnis von VerarbeitungstätigkeitenArt. 30 DSGVO
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – Eintrag „Meanwhyle“ (Art. 30 Abs. 1 DSGVO)
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Bezeichnung | KI-Kompetenz-Training und -Nachweis (Meanwhyle) |
| Verantwortlicher | [Firma], DSB: [Kontakt] |
| Zweck | Schulung und Dokumentation der KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO |
| Rechtsgrundlage | [§ 26 BDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. c, f DSGVO; Betriebsvereinbarung] |
| Betroffene | Beschäftigte mit KI-Nutzung im Browser, Administratoren |
| Datenkategorien | Konto (E-Mail, Name, Rolle, Gruppen), Antworten (Frage, Auswahl, Bewertung, Zeitpunkt, Bedenkzeit nur mit Einwilligung), letzte Aktivität der Erweiterung; Prüf-Datensätze von Nachweisen (aggregiert, ab 3 Personen); auf Wunsch einzelner Beschäftigter Teilnahmebestätigungen (Name, eigene Werte); optional Siegel-Freigabe (Firmenname, Beginn/Status der Schulung) |
| Empfänger | Meanwhyle (Auftragsverarbeiter), Unterauftragsverarbeiter lt. AVV; Personen, denen eine Prüf-ID mitgeteilt wird (z. B. Versicherung, Prüfer); bei freigegebenem Siegel: Besucher der Firmen-Webseite (nur Firmenname, Beginn/Status) |
| Drittland | nur über Unterauftragsverarbeiter mit DPF/SCC (siehe AVV Anlage 3) |
| Löschfrist | Antworten [36] Monate (automatisch), Konten bei Ausscheiden; Prüf-Datensätze bis zur Löschung durch Admin bzw. die Person, spätestens mit dem Firmenkonto |
| TOM | siehe AVV Anlage 1 |
Häufige Fragen.
Kann der Arbeitgeber sehen, wer welche Frage falsch beantwortet hat?
Im Standard nicht. Ergebnisse einzelner Personen sind nur sichtbar, wenn die Firma die Einzelauswertung ausdrücklich erlaubt und die jeweilige Person selbst zustimmt. Die Datenbank erzwingt das; ein Admin kann es nicht umgehen.
Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig?
Das bewertet euer Unternehmen als Verantwortlicher. Für eine Lern-Erweiterung, die keine Inhalte liest, im Standard keine Einzelleistung auswertet und Werte erst ab drei Personen zeigt, liegt ein hohes Risiko im Sinne von Art. 35 DSGVO eher fern. Bei eingeschalteter Einzelauswertung solltet ihr die Frage mit eurem Datenschutzbeauftragten prüfen.
Werden Daten in die USA übertragen?
Die Datenbank liegt in Frankfurt am Main. Einige Dienstleister (z. B. Cloudflare für die Website) haben ihren Sitz in den USA; Übermittlungen stützen sich dann auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Die vollständige Liste steht im AVV, Anlage 3.
Dürfen Beschäftigte die Teilnahme verweigern?
Das regelt euer Unternehmen, idealerweise in der Betriebsvereinbarung. Technisch kann jede Person Fragen überspringen und „Pause für heute“ wählen; beides wird nicht personenbezogen ausgewertet.
Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Der Admin kann das Konto der Person löschen; die Person kann es auch selbst löschen. Dabei werden ihre Antworten und eigenen Teilnahmebestätigungen gelöscht. Anonyme Werte in bereits ausgestellten Team-Nachweisen bleiben unverändert.
Wie werden Datenschutzvorfälle gemeldet?
Meanwhyle meldet Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens binnen 24 Stunden nach Bekanntwerden, an den beim AVV-Abschluss angegebenen Kontakt (AVV § 4).
Lieber selbst
nachsehen?
In der Live-Demo seht ihr genau, was Admins sehen und was nicht. Ohne Anmeldung, nach 24 Stunden gelöscht.